Как правильно составить справки 2-НДФЛ

Print Friendly, PDF & Email

Не позднее 1 апреля компаниям предстоит сдать сведения о доходах сотрудников за 2014 год. Как избежать ошибок в справке, пояснить расхождения и при необходимости уточнить сведения — в этой статье.

Из-за ошибок в реквизитах справки инспекция может отказать в приеме 2-НДФЛ. Поэтому перед отправкой сведений стоит проверить графы и строки справок, в которых чаще всего бывает путаница.

Признак справки

Справку о доходах надо сдать с признаком 1. Но «физик» мог получить только доходы, с которых не удержан налог. Компания уже сообщала об этом в инспекцию в январе, когда сдавала справки с признаком 2. Такие сведения безопаснее продублировать с признаком 1. Иначе не исключен штраф 200 рублей (ст. 126 НК РФ).

ЧАСТЫЕ ВОПРОСЫ:

По ошибке налоговый агент сдал все справки о доходах с признаком 2. Что делать?

Надо уточнить справки. В них необходимо поставить тот же номер, а в самой справке поменять признак. Вместе со справками безопаснее сдать сопроводительную о допущенных ошибках (см. образец).

Образец заполнения справки 2-НДФЛ за 2014 год.

gdmhdo

Компания забыла сдать справку с признаком 2, надо ли сдать справку с признаком 1?

Да, надо. Причем необходимо досдать и справку с признаком 2, хотя сроки прошли. Сообщить о неудержанном налоге нужно независимо от сдачи справки о полученных доходах (письмо ФНС России от 16.07.12 № ЕД-4-3/11637@).

Что делать, если компания сдала справку по ошибке?

Можно аннулировать ее. Для этого надо составить письмо в свободной форме (см. образец).

16bzli

Сведения о работнике

В разделе 2 следует заполнить сведения о «физике», который получил доход: Ф. И. О., ИНН, статус (резидент или нерезидент), дату рождения, адрес, паспортные данные и т. д. Если изменились фамилия, паспортные данные или адрес места жительства сотрудника в 2015 году, в справку надо записать новые сведения. Но если сотрудник не сообщил об изменениях, то нужно заполнить те сведения, которые есть у компании.

ЧАСТЫЕ ВОПРОСЫ:

Можно ли сдать справку без ИНН работника?

Да, этот реквизит можно не заполнять. Но если у «физика» есть ИНН, то его стоит выяснить и привести в справке.

Какой статус поставить в справке 1 «Резидент» или 2 «Нерезидент», если в компании работают беженцы?

Статус 1 «Резидент», даже если сотрудники находятся в России меньше 183 дней. С доходов этих работников НДФЛ удерживают по ставке 13 процентов. Если поставить статус 2, то программа не пропустит справки.

Код какой страны поставить в поле «Гражданство», если работник приехал из Крыма?

643 — Россия. С 18 марта Крым стал частью России. А работники, которые не отказались от российского гражданства, стали жителями нашей страны.

ОКТМО

В пункте 1.3 справки необходимо поставить тот ОКТМО, который был записан в платежке на перечисление налога: головного офиса или подразделения. Для кода отведено 11 символов, если код 8-значный, то вместо последних цифр в справке надо заполнить прочерки — «12445698-».

ЧАСТЫЕ ВОПРОСЫ:

Как заполнить ОКТМО, если «физик» работал в головном офисе и подразделении?

Надо сдать две справки 2-НДФЛ с разными кодами. Одну — в инспекцию по месту учета головного офиса, другую — по местонахождению подразделения.

Какой ОКТМО заполнить, если подразделение закрыто в 2014 году?

Нужно поставить ОКТМО закрытого подразделения. Но сдать справку надо в инспекцию головного офиса (письмо ФНС России от 07.02.12 № ЕД-4-3/1838).

Какой код ставить, если «физик» работает дистанционно?

Код по месту учета головного офиса компании. Если работник трудится удаленно, то компания не создает подразделение (письмо Минфина России от 01.12.14 № 03-04-06/61300).

Доходы

В разделе 3 следует заполнить доходы, которые «физик» получил от налогового агента. Например, зарплату, отпускные, материальную помощь, подарки и прочее вместе с кодами. Необлагаемые доходы заполнять не требуется. Например, декретные и детские пособия. А вот доходы, которые облагаются только частично, надо включить в справку вместе с кодом вычета. Например, материальную помощь, если она выше 4000 рублей.

ЧАСТЫЕ ВОПРОСЫ:

В каком месяце отражать отпускные?

Когда компания выдала их сотруднику из кассы или перечислила на карту (письмо ФНС России от 09.04.12 № ЕД-4-3/5888@).

За какой период показать доходы, если ЗАО преобразовано в ООО?

С даты, когда компания стала ООО. ЗАО само должно было отчитаться по доходам работников до реорганизации (письмо ФНС России от 26.10.11 № ЕД-4-3/17827@).

Какие доходы записать в справке, если ЗАО стало АО?

Все доходы за 2014 год. Компания сменила наименование, но налоговый агент остался прежний.

Вычеты

В справке 2-НДФЛ есть два раздела, где надо показать вычеты, — разделы 3 и 4. Компании иногда путаются и записывают вычеты не там, где они должны быть. В разделе 3 надо показывать вычеты по доходам, которые не полностью облагаются НДФЛ (подарки, материальная помощь и т. п.), профессиональные вычеты и др. А вот стандартные и имущественные вычеты — записать в разделе 4.

ЧАСТЫЕ ВОПРОСЫ:

Как отразить детский вычет, если он превышает доход?

Необходимо поставить сумму, которая не превышает сумму дохода.

Какой код вычета ставить, если подарок стоит меньше 4000 рублей?

Эти доходы полностью освобождены от НДФЛ — ни доход, ни вычет по нему отражать не надо.

Уточнять ли справку, если детский вычет записан в разделе 3?

Безопаснее уточнить справку и записать детские вычеты в разделе 4.

Сумма налога

В идеале суммы исчисленного, удержанного и перечисленного налога в справке должны совпадать. При расхождениях стоит проверить, нет ли ошибки. Если компания удерживала налог по разным ставкам (например, 13% по зарплате и 9% по дивидендам), для каждой ставки надо заполнить свои разделы 3–5 справки.

ЧАСТЫЕ ВОПРОСЫ:

Надо ли записать в справке налог, оплаченный в 2015 году с доходов за декабрь 2014 года?

Да, если компания заплатила налог до сдачи справки.

По какой ставке рассчитать налог в справке, если «физик» в декабре стал резидентом?

По ставке 13 процентов. В пункте 5.3 надо заполнить сумму с учетом пересчета, в пункте 5.4 — фактически удержанную сумму с начала года, а в пункте 5.6 — излишне удержанный налог. Его «физик» сможет вернуть в инспекции.

Надо ли в справке заполнить излишне уплаченный за работника НДФЛ?

Нет, это не налог. Если компания по ошибке перечислила больше, чем удержала, то эти сведения не нужно показывать в справке. Чтобы вернуть переплату, налоговики рекомендуют подать заявление о возврате.

Благодарим за помощь в подготовке материала специалистов СКБ Контур
Источник: УНП

Join the Forum discussion on this post

P.S. Как вам статья? Советую получать свежие статьи на e-mail , чтобы не пропустить информацию о новых бесплатных видео уроках и конкурсах блога! 

comments powered by HyperComments