Продуманный и грамотно составленный график документооборота – это важный инструмент управления, который позволяет оптимизировать процессы взаимодействия внутри компании, минимизировать риски, снизить затраты, снять головные боли главного бухгалтера.
Во многих крупных компаниях, особенно в тех, в которых много отделов и подразделений, ответственность за сбор той или иной информации и документов возложена на тех людей, которые довольно пренебрежительно относятся к “бумажкам”.
Часто люди не понимают всей важности ведения, сбора и хранения информации, приписывая требования главного бухгалтера лишь к его врожденному занудству.
Работа бухгалтерии во многом зависит от отделов закупок, продаж, логистики, склада и т.п. отделов, которые должны своевременно предоставлять учетную информацию и документацию бухгалтерам, чтобы учет в компании был корректным и своевременным.
Но что делать, если своевременность и корректность этого самого учета приходится “выбивать с боем” не то, чтобы ежедневно – хотя бы ежеквартально ?!
Выход есть! Это –
График документооборота
Порядок разработки и утверждения графика документооборота
График документооборота — это график или схема, которые описывают движение первичных документов на предприятии от момента их создания до момента передачи на хранение.
Унифицированной формы графика документооборота нет.
Каждое предприятие составляет график самостоятельно, исходя из особенностей
деятельности.
Функциональное назначение графика движения документов заключается в:
- оптимизации использования рабочего времени и материальных затрат на обработку и документирование информации;
- создании всех условий для быстрой, четкой и корректной обработки документов сотрудниками бухгалтерской службы;
- повышении эффективности хозяйственной деятельности в
целом на предприятии.
График документооборота должен способствовать улучшению всей учетной работы на предприятии, усилению контрольных функций бухгалтерского учета, повышению уровня автоматизации учетных работ.
В связи с тем, что все операции в учетные бухгалтерские программы вносятся на основании первичных документов, для отражения в учете факта хозяйственной деятельности ответственному сотруднику необходимо получить данные документы и только после этого внести сведения в программу.
Рассмотрим на примере, какие последствия, возможно, ожидают компанию в том случае, если только один первичный документ, например на поставку сырья, не будет своевременно представлен в бухгалтерию и, соответственно, внесен в систему на каждом этапе производственного процесса.
Сотрудник, ответственный за отражение выпуска готовой продукции,отражая выпуск через отчет производства за смену, получает либо отрицательные остатки по счетам материалов, либо не сможет вообще создать документ, так как в настройках программы можно предусмотреть контроль отрицательных остатков. При этом по факту сырье уже будет оприходовано на склад и отдано в производство.
В то же время отдел логистики, опираясь на данные об остатках сырья на складе, получая недостоверную информацию, размещает следующие заказы у поставщиков, что также может привести к неверному управленческому решению о размере и количестве очередной партии сырья, ненужному оттоку денежных средств в уплату за заказанные партии
Но тем временем производственный цикл завершен и готовая продукция поступает на склад. Здесь также ошибки чреваты тем, что если товар не будет выпущен на склад, то в момент отгрузки по данным учетной программы будет нечего отгружать. При этом фактическая отгрузка может состояться в любой момент и для нее будут необходимы учетные документы
из программы, которые не получится подготовить.
Таким образом, всего лишь одно действие, а точнее бездействие ответственного лица по вводу и надлежащей обработке документа в бухгалтерию, порождает целую цепь событий, которая никак не способствует повышению эффективности компании. Также данный факт прямо или косвенно способствует оттоку денежных средств в виде излишней уплаты поставщикам за лишний товар и потере рабочего времени сотрудников, которое они тратят для выяснения проблемы на каждом этапе.
Всех этих проблем помогает избежать график документооборота, который компании необходимо разработать с участием всех отделов, с четким описанием задач и постановкой сроков.
Для успешного внедрения графика документооборота рекомендуется организовать встречу перед его составлением и обсудить со всеми
участниками процесса каждый пункт графика, чтобы обеспечить их понимание задачи, получить согласие, детали и пояснения по тому или иному пункту. После согласования графика его можно передать для ознакомления каждому ответственному сотруднику под подпись, чтобы формально закрепить готовность каждого участника следовать данному графику.
В случае детальной проработки и исполнения процедуры составления и утверждения графика документооборота работа предприятия сможет быть организована и регламентирована для каждого сотрудника, однако не стоит забывать, что в данном случае, как и во всем, данная процедура не отменяет контроля менеджмента компании и своевременного внесения изменений.
Хотите получить готовый
график документооборота
вместе с целым пакетом важных и нужных в каждой организации документов?
Жмите на кнопку под этим текстом!
P.S. Как вам статья? Советую получать свежие статьи на e-mail , чтобы не пропустить информацию о новых бесплатных видео уроках и конкурсах блога!
