Как в конце года навести полный порядок в первичке и других документах

Заменить копии оригиналами, проверить подписи, распечатать необходимые регистры. Это лишь небольшой список дел, который поможет навести порядок в документах. Что еще надо сделать в конце года с документами — читайте в главной теме номере.

Заменить факсовые копии документов на оригиналы

На практике компании обмениваются факсовыми копиями документов и делают записи в бухгалтерской программе на основании этих бумаг. Это позволяет оперативно отражать сделки с контрагентом, который находится в другом городе. Но списывать расходы можно только на основании оригиналов документа. Поэтому в конце года надо убедиться, что все записи в учете подтверждены оригиналами первички. Все факсовые копии необходимо заменить на подлинники. Иначе инспекция на выездной проверке снимет расходы. А судьи их поддержат (постановленияПрезидиума ВАС РФ от 27.09.11 № 4134/11, Федерального арбитражного суда Северо-Западного округа от 11.04.12 № А56-69600/2010).

Утвердить документы в учетной политике или соглашении

В конце года стоит проверить, вся ли первичка, которую компания составила в текущем году, есть в приложении к учетной политике или в договоре с контрагентом. По мнению Минфина, не имеет значения, утвердил поставщик первичку в учетной политике или нет. Достаточно, чтобы ее форма была приложена к соглашению сторон и отвечала требованиям статьи 9 Федерального закона от 06.12.11 № 402-ФЗ (письмо Минфина России от 05.08.13 № 03-03-06/1/31261). А в политику можно записать фразу, что компания оформляет операции бумагами, согласованными в договоре.

Проверить подписи директоров и других сотрудников контрагента

Одна из самых распространенных и неявных ошибок в документах — подписи неуполномоченных сотрудников. В первую очередь надо проверить ту первичку, где расписывается руководитель контрагента. К этим документам больше всего претензий. Инспекторы сличают подписи на первичке с визами в договорах, приказах и даже паспорте руководителя.

Нигде не установлено, что на первичке, счетах-фактурах, кассовых и прочих важных бумагах подпись должна строго соответствовать визе в паспорте. Но безопаснее подпись руководителя контрагента в первичке сверить с той, что стоит в договоре. Это убережет компанию от лишних споров (постановление Федерального арбитражного суда Уральского округа от 20.06.14 № Ф09-3227/14). Если же подпись сильно разнится, стоит попросить сотрудников переподписать документы.

Если за руководителя расписался другой сотрудник, безопаснее, чтобы контрагенты подтвердили право такой подписи доверенностью. При этом не обязательно запрашивать подлинники приказа или доверенности, подтверждающие полномочия. Копии вполне достаточно (письмо ФНС России от 09.08.10 № ШС-37-3/8664).

Проконтролировать печати на своей и чужой первичке

Печать на первичке, формы которой утверждает сама компания, не обязательна (ч. 2 ст. 9 закона № 402-ФЗ). Но если организация использует унифицированные формы и в них предусмотрено место для печати, ее надо поставить.

Контрагент также вправе сам разработать свою первичку и не ставить на нее печать. Но все зависит от форм, которые присылают поставщики и подрядчики. Если в них есть реквизит «М.П.», а оттиска нет, безопаснее попросить контрагента поставить печать.

Выявить ошибки и вернуть документы для исправления

Ошибки в документах, которые не искажают учет, можно не исправлять. Например, неточность в названии компании или контрагента (написаны заглавными буквами, без кавычек, дефис вместо пробела и т. д.). Но если ошибки значительные, в документ требуется внести изменения.

Для исправления документов запрещено использовать корректоры и подчищать текст. Иначе бумаги будут недействительны. Четкий порядок исправления бухгалтерских документов прописан в части 7статьи 9 Федерального закона от 06.12.11 № 402-ФЗ. Чтобы внести исправления, неверные записи надо зачеркнуть. Рядом с исправлением необходимо записать верное значение и поставить дату исправления. Зачеркнуть неверные данные в электронной первичке не получится. Поэтому взамен ошибочного надо потребовать новый документ с теми же датой и номером. А чтобы было видно, что в документ были внесены правки, необходимо дополнить его реквизитами — датой и номером исправления (по аналогии со счетами-фактурами). Так же можно исправить бумажную первичку, если в ней много ошибок.

Перевести документы на русский язык

В компании могут залежаться документы, составленные на иностранном языке. Их необходимо перевести на русский. Перевод следует составить на отдельном листе и приложить к первичке. Причем перевести текст может любой сотрудник компании (письмо Минфина России от 20.04.12 № 03-03-06/1/202). Подтверждать его знания языка сертификатом или дипломом не требуется.

Распечатать электронные документы

Документы, заверенные электронной подписью, приравниваются к бумажным (письмо ФНС России от 06.02.14 № ГД-4-3/1984@). Значит, если компания использует электронный документооборот, распечатать первичку надо, только если ее запросят проверяющие.

Если компания составляет бумажные документы, то хранить на компьютере можно только ту первичку, которая не требует подписи. При этом такие документы (например, банковские выписки) безопаснее хотя бы сохранить из «Клиент-банка» на компьютере на случай, если в программе произойдет сбой. Кстати, компании часто покупают для своих сотрудников электронные билеты. Их надо распечатать и приложить к авансовому отчету, если сотрудники не сделали этого.

Собрать недостающие бумаги для инвентаризации

В конце года компания проводит инвентаризацию активов и обязательств. Чаще всего бухгалтерию подводят свои же сотрудники, которые нарушают график документооборота. В большинстве случаев они уже забрали бумаги у поставщиков, но забыли передать в бухгалтерию. Чтобы получить документы от менеджеров, кладовщиков и т. д., стоит разослать по подразделениям служебки с датами представления бумаг или издать особый приказ (см. образец ниже).

Его можно скачать по ссылке: Скачать

Кстати, есть документы, которые требовать с поставщиков не обязательно. Например, ежемесячные акты на аренду, если они не предусмотрены договором (письмо Минфина России от 24.03.14 № 03-03-06/1/12764). Если покупатель вывозил товар сам, то от поставщика не надо требовать транспортную или товарно-транспортную накладную. Расходы на перевозку подтверждает путевой лист (письмо Минфина России от 22.12.11 № 03-03-10/123). А если товар перевозил поставщик и предоставил покупателю транспортную накладную, то не нужен дополнительно акт об оказании транспортных услуг.

Восстановить утраченные бумаги

Первичные документы, которые уже отражены в учете, могут быть утрачены по различным причинам (переезд, пожар, затопление и т. п.). Тогда необходимо предпринять все меры по восстановлению первички. Иначе налоговики снимут расходы, не подтвержденные бумагами. Только в суде получится доказать, что учесть расходы можно, применяя расчетный метод (постановление Федерального арбитражного суда Московского округа от 12.02.14 № Ф05-2554/2013).

При пропаже бумаг надо приказом назначить комиссию, которая будет расследовать причины. Их комиссия запишет в акте. Если документы утрачены в результате чрезвычайного происшествия (пожара, затопления), к акту стоит приложить подтверждающие документы. Затем необходимо направить письма контрагентам с просьбой выслать дубликаты документов или заверенные копии. При этом восстанавливать надо и те документы, которые уже проверяли налоговики (письмо Минфина России от 07.06.13 № 03-02-07/1/21191).

По общему правилу восстановить бумаги надо за пять последних лет. Именно в течение таких сроков закон о бухучете требует хранить первичку (ч. 1 ст. 29 закона № 402-ФЗ). Но есть и исключения из этих правил (см. таблицу).

Кстати, инспекторы иногда отказывают в вычетах по дубликатам счетов-фактур. Но это незаконно, если содержание восстановленных документов такое же, как в утерянных.

Сколько лет хранить первичку